Ми подали податкові декларації, сплатили рахунки за послуги ЖКГ, інтернет, телебачення – чи можна тепер викинути дані документи? Не обов’язково. Існують правила, що регулюють термін зберігання самих різних видів документів. У цьому посібнику ми спробуємо пояснити, як довго необхідно зберігати документи, і дамо рекомендації щодо їх зберігання.
Якщо ви хочете знайти додаткову інформацію, познайомтеся також зі статтями з Корисні поради, які зібрані тут.
Як довго зберігати документи? Ми пояснюємо для різних документів
Як довго зберігати різні типи документів?
Як довго я можу зберігати власні рахунки?
Рахунки за електрику і газ – це документ, який підтверджує регулярність наших платежів. Зазвичай комунальні або телефонні компанії не нагадують нам про оплачені рахунки. Однак може статися так, що компанія була переведена, ми відправили платіж не на той рахунок або з запізненням і т.д. в даному випадку компанія або комунальне підприємство може запросити документи, які підтверджують оплату.
На питання, Як довго зберігати рахунки за послуги ЖКГ, закон дає відповідь – до трьох років. Після чого жодна організація не може вимагати від нас такі документи. Однак не варто дивуватися, якщо провайдер телевізійного сигналу або комунальна компанія зажадають докази оплати до закінчення даного періоду.
Краще зберігати документи вдома і мати їх під рукою на випадок самих різних обставин.
Визначити, як довго зберігати документи соціального забезпечення вдома, не легко. Окремого закону, який би це регулював, не існує. Найкраще слідувати загальному закону про бухгалтерський облік, який встановлює термін зберігання звітності в 5 років. Деякі фахівці рекомендують зберігати їх набагато довше. Однак 5 років-це хороша межа.
Як довго зберігати податкові декларації?
Термін зберігання податкових документів чітко знайдений в законі. Вони повинні зберігатися протягом 5 років. Документи податкової декларації, відомі як ПДФО, не вважаються єдиними податковими документами. Якщо у вас є документи, які підтверджують ваше право на отримання допомоги (наприклад, з робочого місця або з податкової адміністрації), їх також слід здати в архів.
Податкові декларації відіграють велику роль для дрібних підприємців, самозайнятих людей. Тоді у роботодавця немає копії наших документів. У наш час дуже і дуже багато людей працюють вдома. Іноді це пов’язано з самозайнятістю. У їхньому випадку термін зберігання податкових документів повинен бути священним. В іншому випадку вони можуть стикнутися з неприємностями з боку податкової адміністрації і навіть штрафами.
Як довго зберігати документи? Ми пояснюємо для різних документів
Що зробити, якщо наші податкові декларації були знищені в результаті пожежі, повені або з інших причин? Після ми можемо звернутися в податкову адміністрацію за копією. Однак краще уникати ситуацій такого роду і мати ПДФО під рукою вдома. Старі документи будинку можуть бути схильні до впливу комах. Зустрітися також з цією статтею з порадами про те, як позбутися від рибних черв’яків.
Чи повинні ви архівувати платіжні документи?
Гарантійні квитанції
Ще один документ, який ви повинні зберегти, – це гарантія на придбаний Вами товар і прикладений до неї чек. Зазвичай квитанція прикріплюється скобозшивачем до договору, але іноді її просто кладуть в одну папку. Необхідно потурбується про те, щоб він ніде не загубився.
Як довго зберігаються документи, пов’язані з придбанням товарів по гарантії? Зрозуміло, до того часу, поки триває термін гарантії. Тільки іноді трохи довше. Може бути корисно зберегти чек, якщо куплений товар був особливо цінним або рідкісним, або був придбаний за рахунок компанії.
Детальніше про те, як архівувати документи, ми напишемо нижче, але ніколи не забувайте, що розписки швидко зникають. Вже через пару років від нашого документа, що підтверджує покупку, може не залишитися і сліду. У всякому разі, його може бути важко читати. Тому найкраще зробити його ксерокопію відразу після придбання.
Якщо чомусь ми хочемо зберегти вдома чек, не включений в гарантію, ми чинимо також, як і в першому варіанті. Ми робимо ксерокопію оригіналу і зберігаємо обидва разом. В якості альтернативи ми можемо зберегти копію квитанції в електронному вигляді.
Роботи-прибиральники-слідкуйте за акційними пропозиціями!
Інші документи
Для цих документів, як ПДФО або документи соціального забезпечення, існують правила, що регулюють термін зберігання. Ми знаємо, як довго тримати рахунки за електрику і воду. Але як щодо решти документів? Наприклад, як довго зберігати документи банкомату або договору з ремісниками? На дане питання ви повинні відповісти самі.
Кількість років гарантії на пральну машину або холодильник вказується в договорі. Якщо ви підписуєте договір на заміну вікон, фарбування фасаду або ремонт електричної проводки, необхідно затвердити умови претензії. Це не тільки допоможе визначити, як довго зберігати документи даного типу, але і буде не зайве, наприклад, при подачі податкових декларацій.
Існують положення про відшкодування частини вартості ремонту. Але не забувайте, що все необхідно приготувати до того, як ви подасте ПДФО. Якщо ви отримуєте допомогу, зберігання таких квитанцій триває так само, скільки термін зберігання податкових документів.
Тип документа
Термін зберігання
Плата за житло та послуги ЖКГ
Документи з соціального забезпечення
5 років (або довше)
Способи зберігання документів будинку
Ми вже знаємо, скільки необхідно утримувати з рахунків, документів соціального страхування та ПДФО. Тепер ми скажемо пару слів про те, як їх зберігати.
Найкраще складати документи в спеціалізовані папки або швидкозшивачі. Якщо у вас вдома багато місця, ви можете зберігати їх на полиці у власній кімнаті. У маленьких квартирах це може стати проблемою. Крім того, не всі знаходять папки в плані естетики привабливими. Тому альтернативний варіант-покласти їх в ящик. Якщо у нас є документи в папці, добре б упакувати їх в футболки. Це зробить легше пошук потрібного документа і вбереже паперу від пошкоджень.
Встановлення конкретного порядку вважається головним. Вам необхідно не тільки розкласти документи по папках, а й знати, з якої папки їх діставати, якщо щось піде не так. Добре придбати папки або швидкозшивачі різноманітних кольорів. Ви зможете складати податкові декларації в одну папку, а рахунки за послуги ЖКГ – в іншу. Якщо ви зберігаєте вдома квитанції і незвичайні документи, добре б їх додатково маркувати, наприклад, чеки на побутові покупки, договору з майстрами і т. д.
Варто заархівувати згадані документи. Однак зазвичай, якщо це не окремі магазинні чеки або написані від руки договору, їх можна знайти. Влада також архівує наші дані. Все таки, мати справу з екземпляром або копією – не найвеселіше заняття. Рекомендується зберігати свої оригінали в надійному ящику.
